Brasoftware, empresa especializada en licenciamiento de software y consultoría tecnológica, implementó en la televisora rasileña Record su herramienta Neural Meeting Notes, un sistema innovador basado en inteligencia artificial y desarrollado utilizando componentes de la plataforma Microsoft.
Con una configuración que permite la instalación directamente en la nube del cliente (Microsoft Azure), Neural Meeting Notes genera automáticamente actas de reuniones utilizando transcripciones de Microsoft Teams y aplicando varias capas de inteligencia artificial para estructurar el texto e identificar puntos clave. Ahora, en lugar de esperar horas a que se recopilen los datos, el organizador de la reunión recibe la información de forma automática, minutos después de finalizar la conversación online, y con la seguridad de que todos los datos se mantienen dentro del entorno seguro de Record, evitando su exposición a plataformas externas.
«Neural Meeting Notes destaca por su facilidad de uso, ya que no requiere capacitación técnica. Simplemente basta con agregar al usuario correspondiente a la reunión, activar la transcripción y la herramienta generará automáticamente actas estandarizadas, enviándolas directamente al organizador. La implementación se completó en menos de una semana y el sistema ya está disponible para su uso», explicó Felipe Ribeiro, Especialista en Tecnología de Cuentas (ATS) de Brasoftware.
Las primeras áreas en utilizar Neural Meeting Notes fueron Tecnología, que lo utiliza para grabar reuniones en línea para sus proyectos con las áreas de Negocio, Instalaciones y Procesos Corporativos. Posteriormente, otras áreas recibieron las actas de estas áreas y solicitaron utilizar la herramienta, la cual se amplió a las áreas de Periodismo, Producción, Comunicación y Redes/Afiliados.
Record: vocación por las innovaciones tecnológicas
La simplicidad, seguridad y eficacia de la herramienta crearon un engagement orgánico, donde los propios empleados se convirtieron en promotores de la solución dentro de la empresa. Y, con los comentarios positivos de los usuarios, Record está trabajando para expandir el uso de Neural Meeting Notes en toda la empresa matriz y, potencialmente, a otras filiales en el país. En la actualidad lo utilizan alrededor de 60 personas, entre directivos y directores. El objetivo es ampliar su uso en toda la empresa en enero.
La herramienta ha ayudado a aumentar la productividad al permitir que las personas se concentren más en las reuniones sin tener que preocuparse por tomar notas extensas. Las actas se generan rápidamente, con ajustes mínimos.
«Nuestro último proyecto de Inteligencia Artificial, centrado en la creación automatizada de actas de reuniones, ha supuesto un verdadero punto de inflexión para nuestra empresa. Gracias a tecnología innovadora, logramos transformar la forma en que documentamos y compartimos información crítica», afirmó Alex Viana, Director de Operaciones de TI de Record, quien añadió: «Áreas clave de la organización experimentaron un aumento significativo de productividad y asertividad, lo que permitió a los equipos centrarse en actividades estratégicas y de mayor valor. Este proyecto no solo optimizó nuestros procesos internos, sino que también reforzó nuestro compromiso con la innovación y la excelencia operativa».
Sin embargo, esta no fue la primera incursión de Record en el universo de la IA. Durante la pandemia, en noviembre de 2020, la emisora lanzó Tina (siglas de Tecnología e Inteligencia Artificial), considerada la primera asistente virtual de la televisión abierta brasileña que comenzó a atender a los espectadores de la emisora y es fruto de un proyecto que contó con el apoyo interno de los equipos de operaciones y tecnología. En menos de 20 días, todavía durante el período experimental, Tina realizó más de 20 mil interacciones.
Entender las necesidades del cliente fue decisivo en el éxito de la solución
Entre los resultados y beneficios que Neural Meeting Notes trajo a Record, que está cada vez más preparada para afrontar los retos de un entorno corporativo ágil y tecnológico, se encuentran:
- Mayor productividad: con la automatización, los equipos liberaron tiempo valioso, lo que permitió a los profesionales concentrarse en tareas más estratégicas. La transcripción automática de reuniones, que antes llevaba horas, ahora se completa en apenas minutos.
- Facilidad de expansión y adaptación: la herramienta se implementó inicialmente en tecnología y, dado su éxito, está en proceso de expansión a otros departamentos de Record. La personalización y flexibilidad de Neural Meeting Notes permiten adaptaciones específicas, como el uso de diferentes formatos de actas para distintos tipos de reuniones.
- Seguridad de los datos: una diferencia importante es el tratamiento interno de los datos, manteniendo toda la información confidencial en las instalaciones de RECORD. Esto garantiza que la herramienta sea confiable y segura para el entorno corporativo.
La asociación entre Brasoftware y Record, con la implementación de Neural Meeting Notes, muestra claramente el impacto transformador de la tecnología cuando se combina con una comprensión profunda de las necesidades del cliente. “Al proporcionar una solución intuitiva y segura, capaz de optimizar procesos esenciales, contribuimos no solo a una mejora de la productividad diaria, sino también a un cambio cultural en Record respecto a la adopción de nuevas tecnologías”, concluyó Guilherme Taliba, líder del Área de Innovación de Brasoftware.
